URAIAN TUGAS

Uraian Tugas

Panitia Persidangan XXXVIII  
Jemaat GPM Silo

Tahun 2020

Seksi Acara (Persidangan)

1. Mempersiapkan pra sidang, pembukaan sidang, sidang paripurna, rapat komisi, pleno komisi dan penutupan sidang (termasuk perjamuan kasih)
2. Mendesain acara pembukaan dan penutupan sidang 
3. Mempersiapkan kuisioner sebagai bahan evaluasi persidangan dan berkoordinasi dengan Wakil Ketua Panitia
4. Mempersiapkan petugas Notulensi, tata ruang sidang dan soundsystem bekerjasama dengan Seksi Perlengkapan
5. Mempersiapkan pemimpin liturgi, pemimpin ibadah, pembawa acara (2 orang)
6. Mempersiapkan penerima tamu 
7. Berkoordinasi dengan Seksi Perlengkapan dan Seksi Keamanan terkait penyelenggaraan persidangan dan hal-hal tertentu

Seksi Sekretariat

1. Mempersiapkan Data Persidangan Jemaat berdasarkan 2 persidangan sebelumnya 
2. Mendistribusikan dan mengumpulkan kuisioner bekerjasama dengan seksi acara (persidangan) 
3. Mempersiapkan undangan, ID Card Panitia dan Peserta 
4. Mempersiapkan dan menggandakan buku panduan persidangan 
5. Mempersiapkan materi pra sidang dan sidang (Buku Panduan, Buku I, Buku II dan Buku III) 
6. Mempersiapkan desain cover dan isi materi buku-buku sidang
7. Mempersiapkan dan mendistribusikan daftar hadir peserta (pra sidang dan sidang sesuai acara)
8. Mempersiapkan dan menggandakan buku hasil sidang bekerjasama dengan petugas Notulensi
9. Mempersiapkan, mencacat dan mendokumentasikan notulensi rapat panitia 
10. Membuat format notulensi rapat

Seksi Usaha Dana

1. Bertanggungjawab terhadap kegiatan pencarian dana berdasarkan jumlah rincian anggaran belanja setiap seksi 
2. Menyerahkan hasil kegiatan pencarian dana ke Bendahara 
3. Melaksanakan fungsi lainnya pada saat pra sidang dan sidang

Seksi Konsumsi

1. Bertanggungjawab terhadap penyediaan dan pengawasan jasa catering (apabila pakai catering) 
2. Mempersiapkan snack pada saat sidang 
3. Sebagai pramusaji 
4. Mempersiapkan tata ruang makan (prasmanan dan round table)

 Seksi Perlengkapan dan Dekorasi

1. Mempersiapkan gedung gereja untuk pelaksanaan sidang sesuai tata ruang berkoordinasi dengan seksi acara (persidangan) 
2. Mempersiapkan gedung serba guna untuk tata ruang makan berkoordinasi dengan Seksi Konsumsi
3. Mempersiapkan ruang pemeriksaan kesehatan berkoordinasi dengan seksi kesehatan 
4. Mencetak bacdrop, baliho, spanduk sidang 
5. Mengatur tata letak papan ucapan selamat sidang

Seksi Dokumentasi (dan Publikasi)

1. Mempersiapkan kebutuhan dokumentasi dan publikasi kegiatan 
2. Mempersiapkan kebutuhan perekaman kegiatan sidang dan aktivitas panitia (vlog, youtube dll) 
3. Mempersiapkan peliputan dengan media elektronik (televisi dan radio) dan media massa 
4. Mempublikasikan dokumentasi kegiatan di media sosial, media massa (cetak dan elektronik) dan dokumenter panitia 
5. Membuat webblog Panitia Persidangan XXXVIII Jemaat GPM Silo Tahun 2020 (bisa terintegrasi dengan website jemaat) 
6. Mengelola dan mengupdate informasi dan perkembangan panitia sidang di webblog koordinasi dengan sekretaris dan seksi sekretariat

Seksi Kesehatan

1. Menyusun daftar kebutuhan obat 
2. Membuat perencanaan kerjasama bantuan obat dan peralatan medis 
3. Mempersiapkan tata ruang kesehatan berkoordinasi dengan seksi perlengkapan

Seksi Keamanan

1. Menjaga keamanan selama berlangsungnya sidang 
2. Mengatur aktivitas parkiran di jalan raya berkoordinasi dengan seksi perlengkapan dan seksi lain yang sudah tidak ada tugas rutin saat sidang 
3. Berkoordinasi dengan pihak aparat keamanan menyangkut pengamanan gedung gereja